Otel & Konaklama

Otelde misafir gün boyunca dört ayrı yerde harcama yapar: kahvaltı salonunda, havuz başında, akşam barda, gece oda servisinde. Bunların hepsi ayrı ekiptir, ayrı vardiyadır, çoğu zaman ayrı binadır — ama misafir çıkışta tek bir hesap görmek ister.

Otelde bir POS'un çözmesi gereken asıl mesele budur: satış noktalarını birbirinden ayırmak ve aynı anda tek hesapta buluşturmak. POSVERA bunu departmanlar, adisyon tipleri ve cari hesap ile yapar.

Her satış noktası kendi ekranında

Adisyon tipleri ile restoran, bar, havuz ve oda servisi ayrı ayrı tanımlanır; her birinin kendi ekranı, kendi numaralandırma ön eki ve kendi rengi olur. Havuz görevlisi restoranın masalarını görmez, oda servisi barın kuyruğuna karışmaz.

Departmanlar ile mutfak, bar ve pastane istasyonları ayrılır; her ekran yalnız kendi işini gösterir. Böylece aynı yazılım dört ayrı işletme gibi çalışır ama tek veritabanında toplanır.

Misafirin hesabı tek yerde birikiyor

Misafir her noktada "odaya yazın" diyebilir. POSVERA'da bu cari hesap ile yürür: her satış misafirin hesabına yazılır, bakiye her an ekrandadır ve çıkışta tek seferde tahsil edilir. Avans ve depozito da aynı hesapta kayıtlıdır.

Kâğıda yazılan "oda 214" notunun kaybolması, okunmaması ya da yanlış odaya yazılması otelde en sık yaşanan tahsilat kaybıdır. Kayıt tutulduğunda çıkışta tartışma da olmuyor.

🔄 Otel PMS entegrasyonu (HotelRunner, Hotelier 101, ButikSoft, HMS) için çalışma sürüyor — tamamlandığında oda ve misafir listesi otel programından çekilecek ve hesap doğrudan oda folyosuna yazılacak. Bugün aynı iş cari hesapla yürütülüyor; hangi otel programını kullandığınızı söylerseniz durumu kurulumdan önce net olarak bildiririz.

Kuver, servis bedeli ve bahşiş

Otelde servis bedeli ve kuver standarttır. POSVERA'da bunlar kural olarak tanımlanır: sabit tutar, yüzde, kişi başı veya kalem başı; otomatik uygulanır ya da onaya bırakılır. Elle satır eklenmediği için bazı masada unutulup bazısında iki kez eklenmesi ortadan kalkar.

Toplanan bahşiş havuzda birikir ve dönem sonunda vardiyadaki personele eşit ya da çalışılan saate göre dağıtılır; saat bilgisi PDKS kayıtlarından gelir. Çok vardiyalı bir otelde bahşişin nasıl bölüşüldüğü sürekli tartışma konusudur — ortada bir hesap olduğunda tartışma bitiyor.

Çok personel, çok vardiya

Otel, personel sayısının ve vardiya karmaşasının en yüksek olduğu işletmedir. PDKS ile giriş-çıkış tutulur; aynı kayıt bahşiş havuzunun saat hesabını da besler.

İptal, ikram, iade, indirim ve kasadan para alma rol bazında yetkilendirilir. Yetkisiz işlem denendiğinde yönetici onayı istenir ve işlem sebebiyle birlikte kayda geçer; ikram ve iade sebepleri önceden tanımlıdır. Otelde ikram normaldir ve tam da bu yüzden kayıt altında olmalıdır — ay sonunda hangi departmanda ne kadar ikram yapıldığı ancak buradan görülür.

Acenta ve firma hesapları

Otelin müşterisi çoğu zaman misafir değil, acenta ya da firmadır: hesap açılır, ay sonunda toplu ödenir. Cari hesap ile bu ilişki takip edilir; bakiye, avans ve tahsilat kayıtlıdır. Fiyat listeleri ile acentaya, gruba ve bireysel misafire farklı fiyat verilebilir.

Fatura gerektiğinde e-Arşiv veya e-Fatura satışla birlikte oluşur; vergi numarası girildiğinde belge tipi entegratöre sorulup kendiliğinden doğru seçilir. Kesilen belgeler ayrı bir ekranda listelenir ve hangisinin onaylandığı görünür — acenta faturasında "gönderildi" ile "onaylandı" ayrımı önemlidir.

Restoran ve bar tarafı

Otelin restoranı bir restoran gibi çalışır: görsel salon planı, adisyon böl-birleştir, masa taşıma. Sipariş garson tabletinden masada alınır ve mutfağa anında düşer. Müşterinin isteği yazılmaz, seçilir: "az pişmiş", "glutensiz", "buzsuz" gibi sipariş etiketleri önceden tanımlanır — yabancı misafirin isteğinin sözlü aktarımda kaybolması otelde daha maliyetlidir.

Barda happy hour kuralı gün ve saat aralığına bağlı tanımlanır ve gerekirse gece yarısını aşar. Rezervasyon takvimi masa planıyla birlikte çalışır.

Menü misafirin telefonunda ve dilinde

QR menü çok dillidir; yabancı misafir menüyü kendi dilinde görür ve dilerse siparişi kendisi verir. Havuz başında ve odada bu, personel çağırmayı beklemekten hızlıdır.

Menü ayrıca Google'ın okuyabildiği bir web sayfasıdır: POSVERA kullanan bir müşterimizin menü sayfası, işletme adıyla yapılan aramalarda ilk iki sonuçta çıkıyor ve dönem başına 5.000'den fazla kez görünüyor. Otelin restoranını dışarıdan müşteriye de açıyorsanız bu doğrudan cirodur.

Stok ve maliyet

Reçete tanımlandığında satılan her porsiyonun malzemesi stoktan otomatik düşer ve gerçek maliyet hesaplanır. Tedarikçi ve satın alma kaydı, depolar arası transfer ve sayım aynı yerdedir. Otelde ana depo ile restoran, bar ve havuz büfesi arasındaki transferin kayıt altında olması, "mal nereye gitti" sorusunu ortadan kaldırır.

Yazarkasa (ÖKC) ve mali fiş

Mali fiş kullandığınız yazarkasadan kesilir; POSVERA cihazla konuşur, tutar ikinci kez yazılmaz. Bugün Hugin T300 (kablolu/Ethernet) ve Hugin S1 (yerel ağ) cihazlarıyla entegrasyonumuz çalışıyor.

Otelde birden fazla yazarkasa bulunması olağandır — restoranda bir, barda bir. Aynı kasada birden fazla cihaz tanımlanabilir ve hangi fişin hangi cihazdan çıktığı satışın üstünde kayıtlıdır; departman bazlı mutabakatın tek dayanağı budur.

Kablosuz yazarkasa (TSM): havuz başında, terasta, odada

TSM mimarisinde yazarkasa POS'a kabloyla bağlanmaz: adisyonu buluttan kendisi çeker, ödemeyi kendisi alır ve mali fişi bulunduğu yerde basar.

Otel, bu mimarinin en çok işe yaradığı yerdir çünkü satış noktaları binaya yayılmıştır. Havuz başındaki misafir kasaya yürümez, terastaki masa hesabını orada kapatır, oda servisi fişi kapıda keser. Bugün bu noktalarda ya ikinci bir kasa kurulur ya da fiş sonradan kesilir; ikisi de maliyet ve hata kaynağıdır.

POSVERA'nın bulut tarafı bu mimari için hazır: cihazın bağlanacağı bulut adresi ve cihaz başına anahtar üretimi programın içindedir. Hugin S1 TSM için cihaz tarafındaki hazırlık üreticiyle birlikte sürüyor; devreye alındığında POSVERA tarafında ek kurulum gerekmez ve POS ekranınız değişmez.

Raporlar: departman departman

Otelde tek bir ciro rakamı bir şey anlatmaz; asıl soru hangi departmanın ne kazandırdığıdır. Satış noktası, ürün, saat, personel ve ödeme tipi kırılımıyla raporlanır. Hazır raporlar yetmediğinde rapor tasarımcısı ile kendi raporunuzu kurarsınız — otelde yönetimin istediği rapor formatı çoğu zaman standart değildir ve bu modül tam olarak bunun içindir.

Patron Paneli ile rakamlara otelde olmadan bakarsınız; birden fazla tesisiniz varsa yan yana karşılaştırılır. Buluta yalnız özet çıkar; misafir ve adisyon ayrıntısı tesisten dışarı gitmez.

Muhasebeye giden veri

Satış ve fatura verisi BizimHesap bulut ön muhasebesine aktarılır; gün sonu muhasebeye tek tuşla geçer. Mikro, Logo, Orka ve Luca için çalışma sürüyor — hangisini kullandığınızı söylerseniz durumunu kurulumdan önce net olarak bildiririz.

İnternet kesilirse satış durmaz

Masaüstü POS kendi bilgisayarınızda yerel çalışır. Bağlantı gittiğinde sipariş almaya, fiş kesmeye ve odaya yazmaya devam edersiniz; internet gelince veriler kendiliğinden eşitlenir.

Kurulumu biz yapıyoruz

Kayıttan sonra sizi arıyoruz, programı kuruyoruz ve ürün listenizi biz aktarıyoruz. Otelde kurulumun asıl işi ürün listesi değil yapıdır: hangi satış noktası ayrı, hangi departman hangi ekranı görecek, hangi rol neye yetkili. Bunu birlikte kuruyoruz. Bir sorun çıktığında uzaktan bağlanıp çözüyoruz.

Kullanmayacağınız hiçbir ekranı görmezsiniz

Her özellik ayrı bir modüldür ve lisansınıza eklenip çıkarılabilir. Butik bir otelde havuz büfesi ekranı açılmaz, paket servis yapmıyorsanız o ekran da ayarları da görünmez. Ekran sadeleşir ve yeni personelin öğreneceği şey azalır — sezonluk personel çalıştıran bir tesiste bu doğrudan zaman kazancıdır.